Artikel: Intranet - handig hulpmiddel voor interne communicatie

Soms word je er niet goed van: je mailbox blijft maar vollopen met berichten. Als je de één hebt afgehandeld, is de volgende alweer binnen. Je ontvangt niet alleen externe e-mails, maar ook een hoop berichten van collega's en andere afdelingen. Best storend, want lang niet elk bericht vraagt direct om een antwoord, maar trekt wel je aandacht.

In dit artikel lees je hoe een Intranet tool helpt om de interne communicatie beter te organiseren.

Collega's sturen elkaar vaak (onbewust) de hele dag door e-mailberichten met nieuwtjes en dergelijke. Natuurlijk goed om interne informatie te delen, maar vind je het ook niet ontzettend storend? Zo kan het goed zijn dat een medewerker op een normale werkdag om 09.51 uur een e-mail ontvangt over het 25-jarig jubileum van Jan, om 11.02 de wekelijkse nieuwsbrief binnenkrijgt en om 13.22 uur een e-mail ontvangt over het nieuwe broodje kip kerrie dat is toegevoegd aan het menu van de bedrijfskantine. En dan heb ik het nog niet eens over alle schriftelijke mededelingen die door het hele pand rondwaren op losse papiertjes. Allemaal leuke informatie, maar wel storend en verwarrend om het zo ongestructureerd en onregelmatig te ontvangen.

Met behulp van een Intranet tool, kun je het delen van interne informatie beter organiseren. Het zorgt ervoor dat alle bedrijfsinformatie op één plek te vinden is en schriftelijke mededelingen niet meer nodig zijn. Binnen een Intranet tool kun je vaak ook een centraal archief maken met handleidingen en foto's. Daarnaast kun je dikwijls een smoelenboek ontwikkelen, zodat collega's elkaar kunnen opzoeken. Ook op het gebied van content marketing biedt een Intranet voordelen:

• Je kunt er input voor blogartikelen verzamelen en opslaan.
• Je kunt inspiratie voor nieuwe blogs opdoen door het stellen van een vraag.
• Je kunt je blogs onder de aandacht brengen door ze te delen.

Het grootste voordeel van een Intranet is in mijn ogen dat je zelf kunt bepalen wanneer je interne informatie wilt lezen: je wordt niet continu gestoord bij elk nieuw bericht. Zo kun je bijvoorbeeld elke dag één keer even kijken of er nog nieuwtjes zijn. 

Tool: Yammer
Yammer is een handige tool voor het organiseren van de interne communicatie. De tool is opgericht in 2008 en onderdeel van de Microsoft Office Division. Het wordt ook wel gezien als het interne (besloten!) Twitter account van een organisatie, maar naar mijn idee is het veel meer dan dat. Via Yammer kun je inderdaad op eenvoudige wijze nieuws en kennis delen met je collega's, maar juist ook documenten en ervaringen. Het gaat dus verder dan enkel nieuwtjes delen. Bovendien kun je om advies vragen of bekijken welke (nog onbekende) collega je zou kunnen helpen bij een nieuw project. Collega's kunnen direct reageren en alle reacties zijn zichtbaar voor iedereen. Zo zou het kunnen zijn dat een collega van een andere vestiging alles weet van een bepaald onderwerp en jou uitstekend kan helpen bij een project. Zo hoef je geen externe specialist in te huren.

Yammer is een tool in de cloud en werkt ook uitstekend op smartphones en tablets 

Maakt jouw organisatie al gebruik van Intranet? Zo ja, wat zijn jouw ervaringen hiermee? Bron

Inspiratie

Artikel: Interne Communicatie nu belangrijker dan mediarelaties, vinden communicatieleiders

Maar uiteraard, niets zo belangrijk als reputatiemanagement

Interne communicatie is mediarelaties gepasseerd in de top-3 van belangrijkste rollen van de communicatie in organisaties, blijkt uit de Business Leaders in Communications Survey onder meer dan 250 Europese communicatiebestuurders.

Reputatiemanagement wordt gezien als belangrijker dan ooit. Van de respondenten vermeldt 94 procent dat het om één ​​van de drie belangrijkste rollen van communicatie in hun organisatie gaat. In 2012 zag nog 65 procent reputatiemanagement als het belangrijkste communicatiegebied.

Maar de belangrijkste verandering is de waarde die communicatieleiders hechten aan de communicatie met medewerkers. Waar twee jaar geleden 39 procent 'interne communicatie' een van de drie belangrijkste onderwerpen vond, meent nu meer dan de helft (57 procent) dat 'het bouwen van een sterk, trouw, goed geïnformeerd en betrokken personeelsbestand' een van de drie belangrijkste taken is. Hoogstwaarschijnlijk zien de respondenten goede interne verhoudingen als een belangrijke voorwaarde voor een goed reputatiemanagement.

De externe mediafocus is daarentegen juist gedaald. In 2012 noemde 46 procent mediarelaties als een van de drie belangrijkste rollen. Dat is nu teruggelopen tot 36 procent.

De nieuwste BLCS-enquête is nog niet gepubliceerd, maar al wel ingezien door PRWeek, dat de cijfers bekendmaakte. Het onderzoek van recruiter VMA Group wordt gehouden onder meer dan 250 communicatiebestuurders van Europese organisaties. Bron

Oorzaken voor het verstoren van interne communicatie

Er zijn verschillende oorzaken mogelijk waardoor de interne communicatie verstoord kan raken.

Hieronder volgt een aantal oorzaken:

•          Onduidelijkheid bij de medewerkers over hun takenpakket
•          Onduidelijkheid bij de medewerkers over hun rol of functie en de verantwoordelijkheden
•          Onuitgesproken teleurstellingen
•          Onuitgesproken verwachtingen
•          Onuitgesproken aannames bij alle geledingen van de organisatie
•          Gebrek aan werkelijke verbinding
•          Onvoldoende kennis van het effect van de eigen verbale en non verbale communicatie

Uit de verschillende oorzaken kunnen we concluderen dat de meeste oorzaken liggen bij de medewerkers en dat ze niet goed geïnformeerd zijn, er is dus niet goed gecommuniceerd naar de medewerkers toe en andersom. Dit laat tevens zien waarom interne communicatie erg belangrijk is. Het niet weten of niet op de hoogte zijn van medewerkers kan leiden tot ongenoegen die zich dan weer extern kan uiten. Bron

Wat is interne communicatie?

Interne communicatie is het verzamelen, doorgeven en overbrengen van informatie, van en naar medewerkers binnen een bedrijf. Dit kan gedaan worden door nieuwsbrieven, werkoverleggen of het versturen van e-mails.Om een succesvol bedrijf te hebben is het belangrijk dat de interne communicatie goed is. Een goed lopende interne communicatie is een voorwaarde voor een goed lopende externe communicatie. Bron

Waarom is interne communicatie belangrijk?

Een goede interne communicatie is belangrijk, omdat medewerkers daardoor dezelfde “taal” spreken als het bedrijf. Ze hebben dezelfde gedachtegang en weten tevens wat de missie, visie en strategie van het bedrijf is. Hierdoor voelen medewerkers zich meer betrokken en zijn ze gemotiveerder. Bron

Tegenwoordig verdampt de grens tussen interne en externe communicatie. Er komt sneller informatie naar buiten. Achterblijvende prestaties of kwaliteitsproblemen zullen niet verdwijnen, maar zijn steeds moeilijker te verbergen. Bron

Daarnaast is interne communicatie belangrijk omdat het de basis vormt van externe beeldvorming, flexibiliteit, effectiviteit en functionerende bedrijfscultuur. Medewerkers hebben namelijk veel contact buiten de organisatie, ze moeten goed en snel kunnen reageren op veranderingen en als er goed gecommuniceerd wordt kunnen problemen veel sneller worden opgelost.

Over ons

Wij zijn vijf studenten van het Saxion in Enschede. We volgen de opleiding Bedrijfskunde MER en voor de module Management of Organizations II schrijven wij een blog over interne communicatie. 

We hebben hiervoor gekozen, omdat we willen benadrukken hoe belangrijk interne communicatie is. Ook vinden we interne communicatie een erg leuk onderwerp!

Elke week zullen er een aantal blogs online komen. Hierin zullen een aantal onderwerpen besproken worden die u hiernaast kunt vinden. Ook delen we inspirerende artikelen en quotes.

Wij hopen dat u met plezier onze blog leest!

Tessa Huisken

Stephanie Luttikhuis 

Róchell Nijsink

Sophie Nijhuis

Nicole Reink