Wat is de invloed van nieuwe media op interne communicatie?

Om de interne communicatie op niveau te houden moet men met de buitenwereld meedoen. Tegenwoordig is bijvoorbeeld Social media niet meer weg te denken. Mede door Social media is het voor collega’s eenvoudiger om met elkaar te communiceren. 

Bijna iedereen maakt tegenwoordig gebruik van een smartphone en heeft deze elke dag bij zich. Via een smartphone kan men snel korte berichten, in steeds minder tijd versturen. Deze berichten worden dan veelal verstuurd via WhatsApp, Twitter en Facebook. Via WhatsApp kan men ook een groepsapp openen, hierin kunnen collega’s dan snel reageren op elkaar.  Echter kan het wel zijn dat de berichten wat slordig en onzorgvuldig zijn, dit omdat deze berichten vaak snel even tussendoor worden verstuurd. Bij sommige medewerkers, met name de wat oudere medewerkers blijft de behoefte om face to face te spreken groot. Men is dan van mening dat de boodschap dan beter overkomt en dat er minder misverstanden ontstaan omdat je ook de non-verbale uitdrukkingen dan kunt zien.

Nieuw media vormt zowel een kans als bedreiging voor de interne communicatie binnen bedrijven.

Zoals hierboven beschreven kunnen medewerkers middels Social media snel met elkaar communiceren en kunnen meerder mensen tegelijkertijd in een app met elkaar communiceren. Echter veroorzaakt Social media wel dat er geen strikte lijn meer is tussen interne communicatie en externe communicatie. Dit komt doordat via Social media ook veel extern gecommuniceerd wordt, bijvoorbeeld met de klanten. 

Inspiratie

Tips & Trucks om de interne communicatie te verbeteren

1.      Slecht nieuws vergt een aparte aanpak

Bij slecht nieuws gaan de luiken dicht. U kunt iemand dan overladen met argumenten waarom hij geen promotie krijgt of iets dergelijks, maar het zal op dat moment volledig langs hem heen gaan. Laat hem eerst stoom afblazen en kom er later op terug.

2.      Gebruik het juiste medium

De boodschap bepaalt het medium. Een promopraatje om een nieuwe strategie te 'verkopen', lukt bijvoorbeeld het best vanaf de zeepkist, een werkinstructie in een één op één werkoverleg. Kleine bedrijven kiezen vaak voor persoonlijke communicatie. Hou dat er altijd in, ook als je groeit en een intranet begint.

3.      Zet geruchten (strategisch) in

Een gerucht kan helpen de scherpe randjes van een 'zware' boodschap te halen. Mensen 'hebben al iets opgevangen' en zijn niet meer helemaal onvoorbereid. Maar kom tijdig met het volledige verhaal.

4.      Management by walking around

Dat kan geen werken zijn, zegt ons calvinistische innerlijke stemmetje, maar toch is een uurtje rondhangen in de rookruimte, bij de koffieautomaat en niet te vergeten op het secretariaat is qua communicatie een prima besteed uurtje.

Onderschat nooit het belang van aselecte, informele, toevallige communicatie. Wees zichtbaar, snap hoe het informele circuit werkt en maak er tijd voor vrij!

  

5.      Werf managers met sociale intelligentie

Kijk bij het aanstellen van een nieuwe chef naar de communicatieve vaardigheden van de kandidaat. Middle management moet een informatieknooppunt zijn, geen informatiebottleneck.

6.      Wees niet bang voor hiërarchie

Als u een opdracht wilt geven, doe dat dan ook duidelijk. Een kamer binnenvallen en tegen niemand in het bijzonder iets vaags roepen zal niet werken. Doe niet te krampachtig over hiërarchie.

7.      Ken de beperkingen

Veel interne communicatie streeft gedragsveranderingen na waar psychotherapeuten alleen maar van durven dromen. Wil je veel bereiken op dat gebied, dan is er meer nodig, zoals training en coaching.

Het verbeteren van interne communicatie

Je denkt lekker aan het werk te zijn, totdat op eens je collega zegt dat je het fout doet. Het blijkt dat de opdracht anders uitgevoerd moest worden dan voorheen.. Oorzaak: slechte interne communicatie. Herken jij dit?

Interne communicatie is uiterst belangrijk binnen een organisatie en daarom is het handig om te weten hoe je interne communicatie binnen een organisatie verbetert.

Elke werknemer heeft een eigen mening en deze kan met andere meningen in conflict raken, dat weerhoudt de manager er soms al snel van om effectief te communiceren . De manager denkt dat het onmogelijk is om de neuzen dezelfde kant op te krijgen, en werknemers denken dat ook vaak. Het kost veel moeite en tijd, zowel voor de manager als de werknemer maar uiteindelijk is die investering wel de moeite waard. De vraag is dan ook hoe je de interne communicatie kunt verbeteren? Interne communicatie is de sleutel tot succes is een organisatie en van groot belang.

Samenwerken is het sleutelwoord voor het verbeteren van interne communicatie. Hoe beter je samenwerkt, hoe soepeler de communicatie zal verlopen. Door optimaal samen te werken met je werknemer en doordat werknemers onderling samenwerken zorgt dit voor meer inzet. Samenwerken creëert zelfs de basis van vertrouwen en veiligheid waarin alles bespreekbaar is.

Hieronder staan 10 tips voor medewerkers en managers om interne communicatie te verbeteren:

1.       Laat leidinggevenden het goede voorbeeld geven

2.       Motiveer het delen van informatie, input en dialoog

3.       Vertaal en communiceer je bedrijfsdoelstellingen

4.       Gebruik de juiste communicatietools en –kanalen

5.       Vergader minder en efficiënter

6.       Zorg voor regelmaat en een overzicht

7.       Zorg voor ondersteuning en opleiding in communicatie

8.       Werk met een intern communicatieplan

9.       Communiceer gefaseerd en in hapklare brokken

10.   Zet in op persoonlijk overleg en een open en transparant communicatiebeleid

Inspiratie

Valkuilen bij interne communicatie

Goed geïnformeerde medewerkers voelen zich meer betrokken bij de organisatie en zijn gemotiveerder om hard te werken én te blijven. 

Het is dus van belang dat er een goede interne communicatie is.

Naast dat er veel dingen zijn die de interne communicatie stimuleren, zijn er ook zaken die de interne communicatie niet ten goede komen.

Hieronder een aantal valkuilen bij interne communicatie:  

•  Geen duidelijkheid in de kernwaarden. Wat betekent het nou als een onderneming betrokken en dynamisch is? Of professioneel en transparant?
• Medewerkers die niet in het corporate verhaal geloven. Als medewerkers niet achter de visie staan, waarom zouden klanten dat dan wel doen?
• Te complexe boodschap. Het is van belang om boodschappen simpel en relevant te houden.
• Niet onpersoonlijk zijn. Spreek medewerkers aan met ‘u’ of ‘je’ en verwijs niet naar ‘de directie’ of ‘de afdeling’ 
• Zeg niet ‘Geen commentaar’. Dit wekt wantrouwen op bij medewerkers. Zelfs als je over een bepaald beleid (nog) niks kunt zeggen, zeg dat dan op zijn minst.
• Teveel communicatie kan ook een valkuil zijn. Ga niet over elk aspect of verandering apart communiceren. Dit werkt communicatievermoeidheid op bij de medewerkers

Probeer om deze zaken zoveel mogelijk te vermijden waar mogelijk. Stimuleer de interne communicatie en ervaar de mogelijkheden die het brengt!

Artikel: 10 redenen waarom de screensaver de ideale communicatie-tool is

Screensavers. In de jaren ’90 waren ze niet weg te denken! Herinner je je die bouncing of zigzaggende woorden die voorbij kwamen op je beeldscherm, met je eigen bedrijfsnaam of een inspirerende quote zoals ‘Dit is mijn computer’ nog? Of de Windows ‘Maze’, waarbij je al klikkend door een stenen doolhof werd genavigeerd? Pure nostalgie!

Screensavers stammen nog uit de tijd dat beelden in je computerscherm gebrand konden worden als ze te lang in beeld waren. Zoals de naam al doet vermoeden, werd de screensaver (letterlijk: schermredder) in leven geroepen om je display te beschermen. Door de komst van lcd-schermen, behoren ingebrande beeldschermen vrijwel tot de verleden tijd.

Ook al heeft de screensaver haar oorspronkelijke doel verloren, het toenmalige paradepaardje van Windows is anno 2016 nog steeds een handige tool. Wat veel mensen niet weten, is dat de screensaver 2.0 perfect kan dienen als communicatiemiddel. Vooral binnen organisaties biedt de screensaver flink wat voordelen. Bekijk hieronder 10 goede redenen om de screensaver ook bij jou op kantoor vanonder het stof te halen. 

Inspiratie

Artikel: Intranet - handig hulpmiddel voor interne communicatie

Soms word je er niet goed van: je mailbox blijft maar vollopen met berichten. Als je de één hebt afgehandeld, is de volgende alweer binnen. Je ontvangt niet alleen externe e-mails, maar ook een hoop berichten van collega's en andere afdelingen. Best storend, want lang niet elk bericht vraagt direct om een antwoord, maar trekt wel je aandacht.

In dit artikel lees je hoe een Intranet tool helpt om de interne communicatie beter te organiseren.

Collega's sturen elkaar vaak (onbewust) de hele dag door e-mailberichten met nieuwtjes en dergelijke. Natuurlijk goed om interne informatie te delen, maar vind je het ook niet ontzettend storend? Zo kan het goed zijn dat een medewerker op een normale werkdag om 09.51 uur een e-mail ontvangt over het 25-jarig jubileum van Jan, om 11.02 de wekelijkse nieuwsbrief binnenkrijgt en om 13.22 uur een e-mail ontvangt over het nieuwe broodje kip kerrie dat is toegevoegd aan het menu van de bedrijfskantine. En dan heb ik het nog niet eens over alle schriftelijke mededelingen die door het hele pand rondwaren op losse papiertjes. Allemaal leuke informatie, maar wel storend en verwarrend om het zo ongestructureerd en onregelmatig te ontvangen.

Met behulp van een Intranet tool, kun je het delen van interne informatie beter organiseren. Het zorgt ervoor dat alle bedrijfsinformatie op één plek te vinden is en schriftelijke mededelingen niet meer nodig zijn. Binnen een Intranet tool kun je vaak ook een centraal archief maken met handleidingen en foto's. Daarnaast kun je dikwijls een smoelenboek ontwikkelen, zodat collega's elkaar kunnen opzoeken. Ook op het gebied van content marketing biedt een Intranet voordelen:

• Je kunt er input voor blogartikelen verzamelen en opslaan.
• Je kunt inspiratie voor nieuwe blogs opdoen door het stellen van een vraag.
• Je kunt je blogs onder de aandacht brengen door ze te delen.

Het grootste voordeel van een Intranet is in mijn ogen dat je zelf kunt bepalen wanneer je interne informatie wilt lezen: je wordt niet continu gestoord bij elk nieuw bericht. Zo kun je bijvoorbeeld elke dag één keer even kijken of er nog nieuwtjes zijn. 

Tool: Yammer
Yammer is een handige tool voor het organiseren van de interne communicatie. De tool is opgericht in 2008 en onderdeel van de Microsoft Office Division. Het wordt ook wel gezien als het interne (besloten!) Twitter account van een organisatie, maar naar mijn idee is het veel meer dan dat. Via Yammer kun je inderdaad op eenvoudige wijze nieuws en kennis delen met je collega's, maar juist ook documenten en ervaringen. Het gaat dus verder dan enkel nieuwtjes delen. Bovendien kun je om advies vragen of bekijken welke (nog onbekende) collega je zou kunnen helpen bij een nieuw project. Collega's kunnen direct reageren en alle reacties zijn zichtbaar voor iedereen. Zo zou het kunnen zijn dat een collega van een andere vestiging alles weet van een bepaald onderwerp en jou uitstekend kan helpen bij een project. Zo hoef je geen externe specialist in te huren.

Yammer is een tool in de cloud en werkt ook uitstekend op smartphones en tablets 

Maakt jouw organisatie al gebruik van Intranet? Zo ja, wat zijn jouw ervaringen hiermee? Bron

Inspiratie

Artikel: Interne Communicatie nu belangrijker dan mediarelaties, vinden communicatieleiders

Maar uiteraard, niets zo belangrijk als reputatiemanagement

Interne communicatie is mediarelaties gepasseerd in de top-3 van belangrijkste rollen van de communicatie in organisaties, blijkt uit de Business Leaders in Communications Survey onder meer dan 250 Europese communicatiebestuurders.

Reputatiemanagement wordt gezien als belangrijker dan ooit. Van de respondenten vermeldt 94 procent dat het om één ​​van de drie belangrijkste rollen van communicatie in hun organisatie gaat. In 2012 zag nog 65 procent reputatiemanagement als het belangrijkste communicatiegebied.

Maar de belangrijkste verandering is de waarde die communicatieleiders hechten aan de communicatie met medewerkers. Waar twee jaar geleden 39 procent 'interne communicatie' een van de drie belangrijkste onderwerpen vond, meent nu meer dan de helft (57 procent) dat 'het bouwen van een sterk, trouw, goed geïnformeerd en betrokken personeelsbestand' een van de drie belangrijkste taken is. Hoogstwaarschijnlijk zien de respondenten goede interne verhoudingen als een belangrijke voorwaarde voor een goed reputatiemanagement.

De externe mediafocus is daarentegen juist gedaald. In 2012 noemde 46 procent mediarelaties als een van de drie belangrijkste rollen. Dat is nu teruggelopen tot 36 procent.

De nieuwste BLCS-enquête is nog niet gepubliceerd, maar al wel ingezien door PRWeek, dat de cijfers bekendmaakte. Het onderzoek van recruiter VMA Group wordt gehouden onder meer dan 250 communicatiebestuurders van Europese organisaties. Bron

Oorzaken voor het verstoren van interne communicatie

Er zijn verschillende oorzaken mogelijk waardoor de interne communicatie verstoord kan raken.

Hieronder volgt een aantal oorzaken:

•          Onduidelijkheid bij de medewerkers over hun takenpakket
•          Onduidelijkheid bij de medewerkers over hun rol of functie en de verantwoordelijkheden
•          Onuitgesproken teleurstellingen
•          Onuitgesproken verwachtingen
•          Onuitgesproken aannames bij alle geledingen van de organisatie
•          Gebrek aan werkelijke verbinding
•          Onvoldoende kennis van het effect van de eigen verbale en non verbale communicatie

Uit de verschillende oorzaken kunnen we concluderen dat de meeste oorzaken liggen bij de medewerkers en dat ze niet goed geïnformeerd zijn, er is dus niet goed gecommuniceerd naar de medewerkers toe en andersom. Dit laat tevens zien waarom interne communicatie erg belangrijk is. Het niet weten of niet op de hoogte zijn van medewerkers kan leiden tot ongenoegen die zich dan weer extern kan uiten. Bron

Wat is interne communicatie?

Interne communicatie is het verzamelen, doorgeven en overbrengen van informatie, van en naar medewerkers binnen een bedrijf. Dit kan gedaan worden door nieuwsbrieven, werkoverleggen of het versturen van e-mails.Om een succesvol bedrijf te hebben is het belangrijk dat de interne communicatie goed is. Een goed lopende interne communicatie is een voorwaarde voor een goed lopende externe communicatie. Bron

Waarom is interne communicatie belangrijk?

Een goede interne communicatie is belangrijk, omdat medewerkers daardoor dezelfde “taal” spreken als het bedrijf. Ze hebben dezelfde gedachtegang en weten tevens wat de missie, visie en strategie van het bedrijf is. Hierdoor voelen medewerkers zich meer betrokken en zijn ze gemotiveerder. Bron

Tegenwoordig verdampt de grens tussen interne en externe communicatie. Er komt sneller informatie naar buiten. Achterblijvende prestaties of kwaliteitsproblemen zullen niet verdwijnen, maar zijn steeds moeilijker te verbergen. Bron

Daarnaast is interne communicatie belangrijk omdat het de basis vormt van externe beeldvorming, flexibiliteit, effectiviteit en functionerende bedrijfscultuur. Medewerkers hebben namelijk veel contact buiten de organisatie, ze moeten goed en snel kunnen reageren op veranderingen en als er goed gecommuniceerd wordt kunnen problemen veel sneller worden opgelost.

Over ons

Wij zijn vijf studenten van het Saxion in Enschede. We volgen de opleiding Bedrijfskunde MER en voor de module Management of Organizations II schrijven wij een blog over interne communicatie. 

We hebben hiervoor gekozen, omdat we willen benadrukken hoe belangrijk interne communicatie is. Ook vinden we interne communicatie een erg leuk onderwerp!

Elke week zullen er een aantal blogs online komen. Hierin zullen een aantal onderwerpen besproken worden die u hiernaast kunt vinden. Ook delen we inspirerende artikelen en quotes.

Wij hopen dat u met plezier onze blog leest!

Tessa Huisken

Stephanie Luttikhuis 

Róchell Nijsink

Sophie Nijhuis

Nicole Reink